Título II – REGLAMENTO DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL DEL CÓDIGO
CAPÍTULO IV – Procedimientos
33. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS
Lo previsto en este artículo únicamente resulta de aplicación al artículo 11 del Código.
La comunicación de reuniones de carácter científico y promocional susceptibles de comunicación obligatoria de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.8 del Código se formalizará conforme a las siguientes normas:
33.1. Condiciones
Las compañías farmacéuticas deberán comunicar, previamente a su celebración, las reuniones de carácter científico o promocional siempre que concurran las tres circunstancias siguientes:
a) que estén organizadas -directa o indirectamente-, o patrocinadas -exclusiva o mayoritariamente-, por la compañía farmacéutica comunicante;
b) que ofrezcan al menos una pernoctación; y
c) que cuenten con la participación de, al menos, 20 Profesionales Sanitarios que ejercen su actividad en España.
No obstante, cuando una compañía organice la asistencia de un grupo de más de 20 Profesionales Sanitarios que ejercen su actividad en España a un congreso o reunión organizada por un tercero (sociedades científicas, organizaciones profesionales, etc.), deberá comunicarlo obligatoriamente como si la reunión fuera organizada por la propia compañía farmacéutica. Dicha comunicación no será obligatoria para las reuniones que hayan sido revisadas por la Unidad de Supervisión Deontológica. A estos efectos la Unidad habilitará un sistema a través del cual se podrá consultar el listado de reuniones organizadas por terceros, tanto a nivel nacional como internacional, que hayan sido revisadas por la Unidad.
33.2. Plazos
La comunicación deberá dirigirse a la Unidad de Supervisión Deontológica con una antelación de, al menos, diez días hábiles a su comienzo.
33.3. Información a facilitar
La comunicación contendrá los siguientes datos:
a) Nombre y domicilio de la compañía farmacéutica.
b) Naturaleza de la participación: organizador o patrocinador.
c) Título de la reunión.
d) Profesionales Sanitarios a los que está dirigido (especialidad y lugar de residencia -ámbito local/regional, nacional o internacional-).
e) Número de Profesionales Sanitarios invitados.
f) Número aproximado de participantes total de la reunión.
g) Lugar y fechas de celebración (en caso de celebrarse en un hotel, nombre y categoría y número de pernoctaciones).
h) Programa científico, con indicación del número de horas.
i) Programa social y actividades paralelas.
j) Otras entidades involucradas en la organización y patrocinio de la reunión (sociedades científicas, organizaciones profesionales, fundaciones, etc.).
Se habilitará un procedimiento para la presentación de estas comunicaciones por medios electrónicos que aseguren la agilidad del proceso, su efectividad y la confidencialidad de los datos.
La Unidad de Supervisión Deontológica deberá acusar recibo de las comunicaciones a las respectivas compañías farmacéuticas, pudiendo asimismo solicitar información adicional o medidas correctoras de adaptación al Código, si lo estimara necesario. En este último caso, si la compañía farmacéutica celebrara la reunión sin ajustarse a las medidas correctoras, la Unidad podrá iniciar el correspondiente procedimiento sancionador.
La Unidad dispondrá de cinco días hábiles desde la recepción de la comunicación para pronunciarse respecto de aquellas reuniones internacionales que, previstas en el artículo 11.10 (b) del Código, requieren su previa autorización. La falta de pronunciamiento en el plazo previsto significará que la reunión queda autorizada.
33.4. Persona responsable
Cada compañía farmacéutica designará por medio de su representante legal una o dos personas responsables para la comunicación de reuniones que será el interlocutor en esta materia y a quien se asignarán claves personales para la comunicación de reuniones vía Internet/correo electrónico. Será también la persona a la que se dirija la Unidad de Supervisión Deontológica para cualquier aclaración sobre las reuniones comunicados. La Unidad de Supervisión Deontológica mantendrá una base de datos en la que se recogerán todas las comunicaciones recibidas, que será estrictamente confidencial. Dicha base respetará la normativa vigente relativa a la protección de datos de carácter personal.